Quels usages coopératifs pour travailler autrement ?

Résumé

Villes au Carré est un centre de ressources qui a mis en place des usages de coopération appuyés sur des technologies du web 2.0. L’équipe du Centre de ressources s’appuie sur l’utilisation poussée de la suite applicative proposée par Google.

Contexte

Parmi les fonctions principales du centre de ressources, Villes au Carré a pour mission de qualifier les acteurs de la politique de la ville en facilitant la coopération et la mise en réseau. Deuxième centre de ressources commun à deux régions administratives, cette mission est un enjeu fort pour Villes au Carré. Le centre de ressources organise tout au long de l’année des rencontres d’information et d’échanges (journées interrégionales, réunions de groupe de travail, séminaires...). Ces rencontres permettent des échanges entre acteurs et les qualifient : elles favorisent la coproduction de connaissance avec les acteurs. Cependant, la dimension interrégionale de Villes au Carré contraint certains acteurs à faire des déplacements très longs pour pouvoir y assister (près de 5h de trajets pour relier Dreux (28) au nord de la région Centre à Angoulème (17) au sud de la région Poitou-Charentes).

Villes au Carré a donc souhaité investir le champ des TIC pour aider à une meilleure qualification des acteurs grâce à une coopération renforcée. La politique de la ville a été initiée dans un esprit d’innovation et ses fondamentaux qui prônent le partenariat, la transversalité et la gestion de projet trouvent des réponses avec les nouveaux usages de coopération ouverts par les NTIC.

Approches

Les usages des TIC utilisés quotidiennement par les membres de la structure facilitent la coopération en interne mais également avec des acteurs distants ou des partenaires (consultants, experts...).

1. Les différents processus de coopération concernés.

   Les différents processus de coopération se réalisent dans différents contextes qui s’interpénètrent :

   • les différentes coopérations intra-équipe
   • • directeur / CA
     • directeur / assistante / comptable
     • équipe
   • les coopérations entre l’équipe et des partenaires pour la production de documents dans le cadre de la préparation d’une étude, d’un évènement
   • les coopérations entre l’équipe et des acteurs de terrain pour la production de documents : fiche de retour d’expériences, monographie sur un territoire, échanges entre acteurs, etc.
   • les coopérations au sein des équipes de terrain avec les mêmes niveaux que ci-dessus
   • les coopérations entre les membres de l’équipe du Centre de ressources et des membres des équipes d’autres centres de ressources :
   • • production d’un document : mise à jour d’un thésaurus, co-écriture de dossiers de veille documentaire...
     • co-écriture de notices pour indexer des documents sur une base de données documentaire commune (projet COSOTER)
2. Présentation de quelques outils utilisés

   Différents outils ont été utilisés par Villes au Carré pour travailler de manière coopérative avec ses publics, ses prestataires ou encore les membres des centres de ressources Politique de la ville, dans le cadre du Réseau National des Centres de Ressources Politique de la Ville (RNCRPV). Ces outils ont été choisis pour leur qualité au regard d’un rapport coût / potentialité d’usages pertinents.

   Il aurait pu s’agir d’autres solutions techniques. Le choix de ces solutions reste par ailleurs temporaire. Les usages transformant les solutions techniques et inversement, les équipes doivent se préparer à des déménagements numériques partiels fréquents (changer d’une solution parmi l’ensemble des solutions utilisées dès lors qu’une nouvelle solution présente un meilleur rapport coût / potentialités (le coût intègre ici aussi le coût humain lié au changement d’outil et d’usage).

   Une solution d’édition et de partage de documents :

   Google Documents est une suite bureautique en ligne. Ce service de création et de partage de documents facilite grandement le travail coopératif à distance et ne nécessite pas l’installation de logiciels sur son poste pour pouvoir l’utiliser. Cette application propose plusieurs outils de bureautique en ligne : Document (traitement de texte), Feuille de calcul (tableur), Présentation, Formulaire, Dessin. Chaque document créé est accessible en ligne, depuis n’importe quel ordinateur équipé d’un navigateur et d’une connexion internet. Cette spécificité entraîne des possibilités supplémentaires par rapport aux documents de bureautique classiques :

   • Partage de documents : chaque document créé peut être partagé avec d’autres personnes. La gestion des droits d’accès à un document permet d’en rendre le contenu modifiable ou seulement consultable par l’utilisateur.
   • Partage de dossier en ligne : un dossier en ligne peut être partagé (privé ou public) avec d’autres personnes. Chaque document déposé dans ce dossier est automatiquement partagé avec toutes les personnes qui ont accès au dossier.
   • Travail à distance à plusieurs : une fois le document partagé, tous les collaborateurs peuvent modifier en même temps ou de manière asynchrone un même document, et cela en temps réel. Cette fonction et la précédente sont les deux points forts de cette suite bureautique en ligne et rendent l’expérience de travail coopératif en ligne très simple et agréable pour les utilisateurs.
   • Accès aux versions précédentes d’un même document : L’application offre la sécurité de pouvoir restaurer une version antérieure d’un document dans le cas où les dernières modifications effectuées ne conviennent pas. Cette fonction permet également de comparer deux versions et de vérifier le contenu modifié.
   • Notifications par e-mail : les documents “Feuille de calcul” permettent à l’utilisateur d’être alerté par mail si des modifications sont apportées à un document de type “tableur”
   • Publication d’un document sur internet : chaque document créé avec ce service web peut être publiée en ligne sur internet comme une page internet classique
   • Commentaires sur le texte : depuis mars 2011, la possibilité de poster un commentaire, permet aussi de répondre à un commentaire précis et chaque collaborateur sur le document peut recevoir des alertes par mail concernant les commentaires
   • Création de formulaires avancés avec de multiples possibilités (nombreux types de questions, formulaire à plusieurs niveaux, alerte par mail d’une nouvelle réponse à un formulaire...)

   On voit bien là l’intérêt d’un tel outil en terme de productivité et de travail coopératif et à distance.

   Une solution de publication et de création de sites web privés ou publics :

   Google Sites est un service de création de sites web (surtout orienté intranet et site collaboratif) qui permet à chaque collaborateur d’un même site de contribuer à l’information publiée (annonces, partage de documents, gestion des tâches...).

   C’est est un Système de Gestion de Contenu (CMS pour Content Management System) gratuit qui offre la possibilité de créer des sites web très facilement. Il n’est pas nécessaire d’avoir des connaissances en informatiques (langages informatiques de création de sites (HTML, CSS, PHP...), hébergement de sites...) pour créer son propre site internet avec cet outil. La réalisation de site se fait en quelques clics, de manière simple et intuitive.

   Les avantages de ce service web sont nombreux parmi lesquels :

   • Prise en main, création et mise à jour simplifiées pour l’administrateur
   • Gestion des droits d’administration des collaborateurs : lors de la création d’un site, celui-ci peut-être rendu public (visible par tout internaute) ou privé. Le créateur du site pourra choisir les collaborateurs qui auront un droit de gestion et d’administration du site (administrateurs), ceux qui auront un droit de modification du contenu du site (contributeurs) et ceux qui auront des droits de consultation du site (lecteurs, uniquement dans le cas ou le site est privé)
   • Intégration de différents contenus : agenda, diaporama, documents, cartes, vidéo, photo...
   • Stockage de documents

   Une solution d’édition de blog :

   Blogger est un service en ligne de création de blog. Il permet de manière simple et sans connaissances particulières en informatique, de créer un blog et publier des informations en ligne. Outre sa simplicité d’utilisation pour l’administrateur du blog, son principal attrait réside dans la possibilité de partager un blog et ainsi de publier à plusieurs sur le même blog.

   Pour les besoins de la mission de coopération par les NTIC, le RNCRPV a souhaité se doter d’un blog d’information pour que chaque membre du réseau puisse être informé de l’avancée des chantiers de cette mission. Grâce à cet outil, les membres des différents CDR du réseau ont pu avoir accès, depuis le blog :

   • aux informations publiées concernant l’avancée des actions de la mission de coopération
   • aux outils du réseau : l’agenda du réseau, l’annuaire du réseau, la carte des CDR, les dossiers documentaires réalisés par les CDR, les notices documentaires, une plaquette de présentation du réseau, le tableau des actions de la mission de coopération par les NTIC et les responsable de chaque actions, le thésaurus Politique de la ville
   • à des liens vers les flux RSS du blog pour s’abonner aux mises à jour du blog
   • à un lien pour recevoir automatiquement les nouveaux articles du blog par mail

   Une solution d’agenda en ligne partagé :

   Google Agenda est un service d’agenda en ligne qui propose de nombreux avantages pour le travail en réseau : agenda partagé, alertes par mail pour la participation à un nouvel événement ou pour rappeler la tenue d’un événement à venir, liste de tâche associée...

   Le Réseau des Centres de Ressources a souhaité avoir un agenda commun partagé avec tous les membres du réseau afin que ceux-ci soient au courant des actions organisées par chaque CDR. Ainsi, chaque CDR inscrit sur l’agenda commun les dates et la description des actions qu’il organise. Cela permet aux CDR de connaître le programme d’actions de chacun et de s’appuyer sur l’expérience des autres pour préparer ses propres actions.

   Une solution de partage de documents et de sauvegarde : dropbox

   Dropbox est à la fois un service en ligne et une application à installer sur son ordinateur. Il permet de synchroniser des dossiers et fichiers sur plusieurs postes informatiques à partir du service en ligne. Il permet donc de partager des fichiers entre partenaires, automatiquement mis à jour dès qu’une connexion internet est établie. Ce service s’utilise de manière simple et intuitive : lors de l’installation du logiciel, celui-ci crée un dossier “Dropbox” qui se comporte comme n’importe quel dossier présent sur son ordinateur. Tous les sous-dossiers et fichiers contenus dans ce dossier seront automatiquement et instantanément synchronisés en ligne.

   Dropbox offre certains avantages que les serveurs de fichiers classiques ne possèdent pas :

   • Sécurité : Accès aux versions antérieures d’un document. Possibilité de récupérer un fichier ou dossier supprimé. Création de copies conflictuelles de synchronisation si 2 personnes travaillent en même temps sur le même document (sauvegarde du travail de chacun). Fichiers cryptés
   • Mobilité et accessibilité : Accès à tous ses documents depuis son poste informatique, connecté ou non à internet. Accès à tous ses documents depuis un terminal mobile (ordinateur portable, smartphone, tablette) équipé d’un navigateur et connecté à internet. Partage de dossiers communs avec des personnes extérieures au centre de ressources.
   • Dossiers spéciaux : Dropbox propose par défaut 2 dossiers avec des caractéristiques particulières. Un dossier “Public” et un dossier “Photos”.
   • • Dossier “Public” : Chaque document déposé dans le dossier “Public” possède sa propre URL (un lien public) et est accessible à n’importe quelle personne disposant de ce lien. Cette fonctionnalité peut être très utile dans le cas de partage d’un document lourd qui ne peut pas être envoyé en pièce jointe par mail. Il suffira alors de le glisser dans le dossier Public, de récupérer son lien public et d’envoyer ce lien par mail. Le destinataire du mail aura juste à cliquer sur le lien pour télécharger le document.
     • Dossier “Photos” : lorsqu’un dossier contenant des images est créé ou déplacé dans le dossier “Photos” de Dropbox, une galerie en ligne est créée contenant toutes les images du dossier en question. Cette galerie en ligne dispose également d’un lien public qui peut être communiqué aux personnes voulues afin qu’elles puissent consulter les images du dossier

   Doodle et Skype

   À ces principales solutions s’ajoute aussi le service Doodle qui permet d’organiser une réunion physique ou à distance en trouvant le créneau commun aux différents participants.

   Également le service Skype qui permet de faire de l’audio-conférence et de la vidéo-conférence gratuitement, avec la possibilité de partager son écran. La fonctionnalité de partage d’écran permet à l’utilisateur de montrer son écran d'ordinateur en direct aux autres personnes avec qui il converse. Les applications de cette fonctionnalité sont nombreuses (formation à distance, travail à plusieurs sur un même document...)

   Ces solutions sont accessibles des ordinateurs personnels et des téléphones.

3. Les solutions à l’oeuvre dans les différents contextes

   	intra CDR	CDR + partenaires	intra-équipes terrain	inter-CDR
   Google Documents	tout document à coproduire	x	à titre expérimental	x
   Doodle	x	x	x	x
   Skype	x	x	x	x
   Dropbox	partage de tous les documents communs sauvegarde	x		x
   Google Sites		groupe de travail gestion urbaine de proximité	Ex : gestion d’un CUCS	thésaurus PDLV, dossiers documentaires
   Blogger		publication des actualités		x

Doodle et Skype

Villes au Carré utilise quotidiennement la suite bureautique que ce soit pour des productions en internes (programmes, bibliographies...), avec les acteurs de la politique de la ville ou avec des prestataires externes (note d’étapes, restitutions...). L’application outille les processus d’organisation et de production liés aux rencontres et ateliers de travail organisés par le centre de ressources.

Par exemple, lors de la rédaction de la restitution d’une rencontre organisée par Villes au Carré, celle-ci est faite avec ce service web et permet :

• de partager ce document avec les personnes susceptibles d’y travailler (animateur de la rencontre, intervenants, membre de l’équipe de Villes au Carré)
• de n’avoir qu’une seule version du même fichier partagé entre tous les collaborateurs et d’éviter les multiples envois de mail avec ce document en pièce jointe. Ceci permet de ne pas avoir de problème de version d’un même document dont ne sait plus quelle est la dernière...
• de gagner du temps, car tout le monde à en permanence la dernière version du document

Ce service web a aussi permis :

• de co-écrire à distance la mise à jour du thésaurus politique de la ville par les chargé(e)s d’information-documentation du RNCRPV
• de réaliser un annuaire des membres du réseau des centres de ressources Politique de la ville
• etc.

La création de formulaires avec ce service web est utilisé très régulièrement par Villes au Carré pour :

• réaliser des bulletins d’inscription en ligne rapide et facile à remplir et à retourner
• réaliser des enquêtes de satisfaction suite aux événements organisés par Villes au Carré
• réaliser des enquêtes diverses : constitution d’un groupe de travail (participants, thèmes à aborder, attentes...), état des lieux de pratiques...

Cas d’usages de Google Sites

Villes au Carré utilise cet outil pour l’animation d’un groupe de travail sur la Gestion Urbaine de Proximité. Cet espace commun permet à chaque membre du groupe de travail de collaborer sur les différentes rubriques du site (actualités, espace et veille documentaire, forum, ressources web, annuaire des coordonnateurs, compte-rendus de réunion...) et également d’y retrouver les informations et les documents (programme, dossier participant, support d’intervention, restitution) liés aux séminaires du groupe de travail.

Ce service web a également été utilisé pour la préparation d’un colloque international sur les villes petites et moyennes organisé par l’université de Tours, en partenariat avec Villes au Carré et les universités de Poitiers, Orléans et La Rochelle. La contribution de Villes au Carré à l’organisation de ce colloque était notamment de :

• réaliser un site public pour présenter le colloque (programme, liste des intervenants et des membres du comité scientifique, documentation, infos pratiques...) avec une partie privée à accès réservé pour les communications des intervenants du colloque.
• réaliser un espace de travail collaboratif pour les membres du comité scientifique du colloque. Ce site privé a servi d’espace de stockage pour les propositions de communication soumises au comité scientifique. Les membres du comité scientifique pouvaient alors les télécharger pour en prendre connaissance et valider ou non ces propositions.

Une expérience significative a été faite par Delphine Souche, alors chef de projet CUCS à l’agglomération de Rochefort. Après une première découverte et prise en main de l’outil, Delphine Souche a réalisé un outil de suivi du CUCS du Pays Rochefortais partagé avec toutes les personnes concernées. Cet espace partenarial des acteurs de la politique de la Ville du Pays Rochefortais concentre en un seul endroit accessible en ligne tous les documents liés au CUCS du Pays Rochefortais.

Depuis 2009, les centres de ressources Politique de la ville se sont lancés dans une mission de coopération par les NTIC pour adapter des outils et des méthodes de travail et mieux travailler ensemble.

Cette fonctionnalité peut aussi bien servir pour l’animation d’un groupe que pour la gestion de projet ou pour créer des dossiers thématiques. Au sein du RNCRPV, voici quelques exemples d’utilisation de ce service :

• La création d’un espace de stockage commun sous forme de mini-site, pour les chargé(e)s d’information et de documentation. Cet espace permet d’y déposer les programmes des rencontres organisées par chaque CDR, les contenus des dossiers-participants, les bibliographies, les cahiers des charges pour la réalisation ou la refonte des sites internet... permettant ainsi un premier niveau de mutualisation des informations entre les CDR.
• La création d’un site pour la gestion du projet CoSoTer, la base documentaire en ligne des quatre CDR CRPV-PACA, Pays et Quartiers d’Aquitaine, Ressources & Territoires et Villes au Carré. Ce site d’animation et suivi du projet permet de consulter les documents techniques d’utilisation du logiciel servant à faire fonctionner la base CoSoTer, le protocole d’indexation de la base documentaire, le planning du projet et les mises à jour logicielles, les compte rendus des comités de pilotage...
• La création de dossiers numériques thématiques. Ce projet est encore en phase d’expérimentation, mais pourrait donner à terme un premier exemple de dossier numérique thématique qui serait constamment maintenu à jour et dans lequel les internautes intéressés pourraient retrouver les grands enjeux de la thématiques en question (textes fondateurs, rapports, actualités), les productions des CDR et de la documentation en lien avec la thématique abordée, une base de données d’experts repérés par les CDR, des membres du RNCRPV qui seraient référents sur la thématique...

Cas d’usages de Dropbox

Villes au Carré utilise ce service web depuis début 2009 pour la gestion des documents produits par les membres de l’équipe. Depuis 2010, le centre de ressources utilise Dropbox avec des prestataires externes pour faciliter les échanges et la collaboration. La possibilité d’avoir un espace de stockage commun partagé avec des prestataires extérieurs à Villes au Carré permet là-encore d’éviter les envois récurrents de documents en pièce jointe et donc les problèmes de version d’un même document dont on ne sait plus quelle est la bonne... Avec ce service, un seul dossier est partagé avec toutes les personnes concernées qui possèdent sur leur ordinateur la dernière version synchronisée des documents contenus dans le dossier.

Cas d’usages de Skype

Skype est utilisé très régulièrement à Villes au Carré pour un usage simple (appel) comme pour un usage plus élaboré (audio-conférence avec partage d’écran, vidéo-conférence...). Ce service est notamment utilisé pour faire de la formation à distance sur l’utilisation de logiciels. La fonctionnalité de partage d’écran permet à l’initiateur du partage (le formateur) de montrer les manipulations qu’il fait sur son écran. Cette fonctionnalité est également très utilisée en interne pour travailler de manière coopérative sur un même document. Le partage d’écran permet à tous les participants de voir le même document et de le commenter. La personne qui partage son écran peut alors modifier immédiatement le document et ses interlocuteurs peuvent voir en temps réel les modifications qui sont faites.

Résultats

Depuis que Villes au Carré a adopté les technologies de l’information et de la communication dans son mode de fonctionnement, ses méthodes de travail ont considérablement évolué afin de permettre et faciliter la coopération et la mise en réseau à quelque niveau que ce soit (en interne avec l’équipe, ou en externe avec les acteurs de la ville, des prestataires ou des membres du réseau des centres de ressources). Le travail collaboratif à distance est devenu une pratique courante, complètement intégrée par les membres de l’équipe de Villes au Carré. Ces usages coopératifs dont Villes au Carré fait preuve avec ses partenaires sont en phase avec les principes de transversalité et de partenariat de la Politique de la ville.

Grâce à ces services web, la coopération et la production de documents liée aux actions de Villes au Carré s’en trouve grandement améliorée. 2009 et 2010 ont permis de concrétiser l’expérience de Villes au Carré en termes d’utilisation des TIC pour favoriser la coopération et la mise en réseau.

• La préparation d’un colloque sur la jeunesse (ayant réuni près de 180 participants) avec un consultant externe, ou bien celle d’ateliers de travail (dont les sessions en régions Centre et Poitou-Charentes se sont déroulés sur 4 mois) avec un cabinet de conseils, ont été grandement facilitées grâce aux outils présentés dans cette fiche.
• La coopération des Centres de ressources Politique de la Ville est renforcée par l’usage des TIC et la facilité du partage d’informations que les TIC permettent.
• La mise en réseau d’acteurs de la ville travaillant sur les mêmes sujets (Gestion Urbaine de Proximité, égalité femmes/hommes...) est également favorisée par les TIC qui permettent de créer des groupes de travail régionaux ou interrégionaux dans lesquels chacun a le même niveau d’information et peut s’investir et produire avec les autres sans contraintes techniques (seulement une connexion internet).

En termes de valeur ajoutée, il faudrait pouvoir quantifier :

• les compétences acquises et les possibilités que celles-ci offrent à chacun (mobilité professionnelle), et à Villes au Carré qui est aujourd’hui une “ressource” pour ses différents réseaux, voire indirectement pour les habitants des territoires
• l’estime de soi, la fierté d’évoluer dans un environnement professionnel moderne
• le nombre de documents produits actuellement par des professionnels outillés par rapport à ce qu’ils auraient produit dans un environnement moins outillé
• la solidité intellectuelle des documents co-produits
• le développement d’une culture de recherche et d’expérimentation d’usages personnels et sociaux, culture qui irrigue toute la dynamique de l’équipe et qui répond à l’esprit d’innovation à l’origine de la politique de la ville
• le gain par le télé-travail

En termes de limites, chacun a su mesurer :

• la difficulté de s’exposer lors d’un travail d’écriture à plusieurs. Formés à rendre des copies, les anciens élèves que nous sommes doivent désormais apprendre à écrire des documents par hypothèse inachevés à les recevoir avec indulgence, sans porter un regard évaluateur sur ce premier document ;
• la difficulté initiale d’accepter de travailler à plusieurs pour produire un objet commun, tant nous avons été éduqués à produire seul, des objets : dissertation, rapports, notes, etc. qui sont ensuite systématiquement évalués. Nos scolarités nous ont peu exposé au travail de groupe et moins encore à l’évaluation de groupe...
• l’écart entre l’invitation au travail coopératif, à l’usage des services numériques du web 2.0, processus qui s’inscrivent sur un axe horizontal, et la structuration très verticalisée qui marque encore le fonctionnement de nos organisations et les rapports inter-organisations : relations État / CT, regard vertical portés par des structures d’accompagnement situés en observation (donc en haut) sur des acteurs évoluant sur le terrain (donc en bas...)
• les résistances de partenaires ou d’acteurs

Ressources utilisées

• Le service Dropbox est le seul outil payant parmi la liste des services web évoqués dans cette fiche. Coût à l’année : 75€ TTC / an et par compte utilisateur.
• En tant qu’outils de travail collaboratif, les services web présentés mobilisent tous les membres de l’équipe de Villes au Carré qui s’en servent quotidiennement.
• L’investissement matériel n’a pas été nécessaire puisque les services web n’utilisent aucune ressource informatique mais uniquement le débit internet, et les postes informatiques de base de chaque salarié suffisent.

Bénéficiaires

Les bénéficiaires directs de la mise en place de ces outils de coopération sont les acteurs de la politique de la ville des régions Centre et Poitou-Charentes (élus, techniciens, agents de l’État...)

Organisations

Villes au Carré
4, allée du Plessis 37000 Tours
Tél. : 02 47 61 11 85 - Fax : 02 47 20 72 87 - villesaucarre@villesaucarre.org
www.villesaucarre.org - http://breves-villesaucarre.blogspot.com

Contacts

Cécile Dublanche (Directrice)
cecile.dublanche@villesaucarre.org
Langues parlées : français, anglais

Vianney Barbin (Chargé de communication)
vianney.barbin@villesaucarre.org
Langues parlées : français, anglais

Détails

Date de démarrage du projet : 2008
Date de fin du projet : 2010
Pays contributeur : France
Zones couvertes :France : Régions Centre et Poitou-Charentes