Une nouvelle gestion de l’information par les usages des TIC

Résumé

L’équipe de Villes au Carré a notamment cherché des solutions qui permettent une gestion de l’information efficiente des quatre principales étapes de son traitement :

• La recherche (veille)
• La qualification
• Le stockage
• La mise à disposition

Cette fiche présente les outils numériques utilisés pour la gestion de l’information d’un centre de ressources.

Contexte

Les acteurs de la politique de la ville sont de plus en plus sollicités et ont de moins en moins de temps à consacrer à des lectures approfondies et pour faire leur propre veille. Pour répondre à cet enjeu, Villes au Carré a souhaité structurer la gestion de l’information pour répondre au mieux aux besoins des acteurs.

Par une pratique poussée des usages des TIC adaptées à la veille, au stockage et à la diffusion de l’information, Villes au Carré veut répondre à cet enjeu en proposant un service réactif et ergonomique pour les acteurs de la politique de la ville en régions Centre et Poitou-Charentes.

Les nouveaux usages des TIC font gagner du temps en termes de recherche ou de mise à disposition de l’information. Ce temps gagné par l’agrégation d’information et la mutualisation de la veille (recherche et diffusion) doit permettre à Villes au Carré de produire une information qualifiée et de qualité pour les acteurs de la politique de la ville des régions Centre et Poitou-Charentes.

Approches

Pour structurer la gestion de l’information de Villes au Carré, il a été décidé d’utiliser plusieurs outils :

• un service d’agrégation de flux RSS, Google Reader, pour la recherche et la sélection d’information ;
• le logiciel libre PMB pour le stockage et la diffusion des ressources documentaires ;
• le site internet de Villes au Carré pour la diffusion des productions du centre de ressources ;
• un blog d’actualités, outil complémentaire au site internet de l’association, pour la diffusion d’informations régionales ou nationales concernant les deux régions.

Les 3 étapes de l’approche de la gestion de l’information par les TIC, à Villes au Carré :

• La recherche (veille)

• Depuis une dizaine d’année, internet est devenue la plus vaste source d’informations existante actuellement. Depuis 3-4 ans avec l'avènement du web 2.0, la technologie d’abonnement aux actualités d’un site internet via un flux RSS est devenue une pratique courante. Villes au Carré a décidé d’utiliser cette technologie pour améliorer ses méthodes de veille dans cette immensité qu’est l’internet. Grâce aux fonctionnalités spécifiques du service d’agrégateur de flux RSS, le centre de ressources a fait évolué ses usages et est entré dans une démarche de veille partagée, en interne d’abord, puis dans un “Club de veille” avec d’autres personnes du réseau national des centres de ressources politique de la ville.

  Cet agrégateur de flux RSS rend possible la consultation, en un seul endroit, des dernières actualités des sites auxquels s’abonne l’utilisateur. S’il existe de nombreux agrégateur de flux RSS différents, celui que Villes au Carré a choisi d’utiliser possède plusieurs points forts pour un travail de veille :

  • une gestion fine des sources d’information (= flux RSS) avec la création de dossiers et de “tags” (= étiquettes) : de cette façon, plusieurs sources d’information peuvent être regroupées et rangées dans différents dossiers, et chaque information d’un flux RSS peut être étiquetée afin d’être rangée séparément et retrouvée rapidement.
  • il permet de partager le fruit de sa veille : la fonction de partage permet à l’utilisateur de faire part de sa veille à d’autres utilisateurs préalablement choisis et ainsi de rentrer dans un véritable travail de mutualisation de la veille.
  • il permet de “discuter” entre utilisateur : un commentaire peut-être apposé à une information partagée avec d’autres utilisateurs. Chaque utilisateur voit le commentaire et peut alors y répondre.
  • rapidité et fraîcheur de l’information : les informations reçues sont mises à jour en permanence, permettant ainsi de recevoir les dernières informations dès leur publication sur le site source. Le partage d’information se fait en un clic, qu’on souhaite le partager à d’autres utilisateurs du groupe de veille, l’envoyer par mail, ou le publier sur son blog ou un réseau social
  • il peut agir comme une “base de données” : véritable mémoire virtuelle, cet agrégateur conserve l’ensemble des flux RSS auxquels l’utilisateur est abonné. Le moteur de recherche intégré permet d’aller chercher des informations indexées dans cet agrégateur depuis le début de son utilisation par l’abonné.
  • c’est un service en ligne gratuit : il est donc accessible de n’importe quel ordinateur connecté à internet.

  Grâce à ce service, chaque membre de l’équipe veille des sources d’information différentes permettant à chacun de “veiller un peu” plutôt qu’une seule personne veille sur tout !

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  ZOOM SUR... : Le club de veille

  Pour mener à bien la mission de la gestion de l’information, l’équipe de Villes au Carré a proposé début 2010 une démarche élargie de veille partagée avec d’autres membres du réseau national des centres de ressources Politique de la ville (RNCRPV).

  Une première expérimentation encourageante a été faite avec les membres du projet CoSoTer (CRPV PACA, PQA, Ressources et Territoires, Villes au Carré).

  Cette démarche de veille partagée a commencé par la mutualisation des sources d’informations, réparties entre les différentes personnes du groupe.

  Partant du principe que plus il y a de personnes qui veillent, moins le temps consacré par chacun pour veiller est important, le Club de veille s’est s’agrandi en 2011, constitué d’une vingtaine de membres issus de sept CRPV (les CDR initiaux et IREV, RésOvilles et Trajectoires Ressources) permettant de veiller une soixantaine de sources au total. Le club de veille implique des info-docs, des chargés de mission et des directeurs.

  L’objectif partagé est à terme de dégager du temps pour l’analyse et la qualification de l’information traitée.

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• Le stockage

• Au lancement du centre de ressources en 2008, Villes au Carré souhaitait s'appuyer sur l'expérience des autres centres pour développer son espace documentaire et, après avoir effectué un repérage de pratiques dans les autres centres de ressources Politique de la ville, a fait le choix de commencer par se constituer un espace documentaire numérique pour gérer un fonds numérique. La constitution d’un fonds documentaire numérique allait également dans le sens d’un des principes posés par Villes au Carré au démarrage du centre de ressources : “Toute l’équipe doit pouvoir accéder à toute l’information de n’importe quel ordinateur connecté à internet.”

  Suite aux travaux menés dans le cadre du réseau national des centres de ressources Politique de la ville sur la mutualisation de leurs activités documentaires, Villes au Carré, Pays et Quartiers d'Aquitaine (PQA), et Ressources & Territoires (R&T) ont décidé de s'associer pour créer une base documentaire commune. Depuis 2010, un quatrième centre de ressources a rejoint le projet : le Centre de Ressources pour la Politique de la Ville Provences-Alpes-Côtes d'Azur (CRPV PACA).

• La mise à disposition

• La diffusion des informations propres à Villes au Carré

  Pour éviter de se situer en simple émetteur d’information à destination de personnes qui n’ont pas forcément le temps de les lire, le centre de ressources a souhaité mettre à disposition des acteurs de la politique de la ville des régions Centre et Poitou-Charentes l’information produite ou veillée sur 2 espaces web distincts : le site internet de l’association et un blog d’actualités.

  Le centre de ressources Villes au Carré produit un certain nombre d’informations liées à son programme d’actions annuelles. Pour diffuser les informations et productions du centre de ressources, Villes au Carré a mis en ligne début 2009 un site internet. À l’origine, le site internet était également le support de diffusion du travail de veille fait par l’équipe, dans une rubrique “Actualités”. Cependant il ne répondait pas tout à fait aux attentes de l’équipe en matière de diffusion de l’information et des modifications auraient demandé un coût supplémentaire. Aussi, le site internet a été recentré sur le centre de ressources et son activité.

  Toutes les productions de Villes au Carré (synthèses, bibliographie, fiches d’expériences, cartographie...) sont téléchargeables gratuitement sur le site de l’association www.villesaucarre.org

  La sélection et la diffusion des informations nationales et régionales de la politique de la ville

  En complément de l’agrégateur de flux RSS, le centre de ressources Villes au Carré utilise un autre service gratuit qui se nomme Google Documents. C’est un outil en ligne de création et partage de documents qui facilite grandement le travail collaboratif et à distance.

  Pour les besoins de son travail de veille, Villes au Carré utilise un document en ligne de type traitement de texte, partagé avec tous les membres de l’équipe et qui sert de classement au travail de veille fait par chacun : “Point info-doc” de l’équipe (exemple). Chaque membre de l’équipe y signale les informations qu’il juge importantes selon les sources veillées (nationales, territoriales, thématiques...). Deux fois par mois, une réunion sur la veille a lieu durant laquelle il est décidé du devenir de ces informations sélectionnées, notamment si elles doivent être :

  • diffusées sur le blog de Villes au Carré ;
  • diffusées directement par mail aux acteurs concernés
  • diffusées lors de journées organisées par le centre de ressources

  Cette démarche (pratique de veille par toute l’équipe et réunion 2 fois par mois) assure la qualification de l’équipe sur les différents sujets de la politique de la ville et de la cohésion sociale.

  Initialement prévu sur le site internet de Villes au Carré, la diffusion du travail de veille des membres de l’équipe de Villes au Carré a été repensée début 2009 afin d’améliorer le service proposé aux acteurs. Plutôt que de faire développer le site internet existant et donc de générer des coûts supplémentaires, Villes au Carré a fait le choix d’utiliser Blogger, un service gratuit, léger et facile d’utilisation pour l’administrateur et l’internaute.

  "Les Brèves de Villes au Carré" est un blog "opérationnel" d'informations et d'actualités sur la cohésion sociale et territoriale, prioritairement pour les acteurs des régions Centre et Poitou-Charentes, complémentaire du site. Son accès est actuellement libre.

  Les informations diffusées dans ce blog proviennent à la fois du travail de veille réaliser quotidiennement par Villes au Carré, augmentées de l’ensemble des informations qualifiées provenant des professionnels membres du “Club de veille”. Les acteurs des villes Centre et Poitou-Charentes peuvent ainsi recevoir le résultat du travail de veille de 20 personnes issues de 7 centres de ressources Politique de la ville. L'objectif est de faire gagner du temps aux acteurs et leur permettre d'être mieux informés.

  Sont diffusés sur ce blog :

  • l'actualité nationale de la politique de la ville avec une incidence dans les régions Centre et Poitou-Charentes
  • les appels d’offre
  • des informations régionales
  • des outils et bonnes pratiques repérés

  Chaque article du blog est classé dans une ou plusieurs rubriques afin qu'il puisse être retrouvé par thématique et/ou territoires et/ou type de publication, et par date de mise en ligne sur le blog. Par exemple, un article sur la restitution d'un colloque sur l'habitat indigne en région Centre publié en janvier 2010 sera accessibles depuis les rubriques "Synthèses-Restitutions", "Urbanisme-Habitat-Logement", "Centre" et "Archives" (par sa date).

  Pour optimiser l’utilisation de ce blog, des services du web social ont été ajoutés. Ainsi, l’internaute à la possibilité de :

  • s’inscrire pour recevoir par mail les nouveaux articles du blog ;
  • s’abonner aux flux RSS du blog (flux RSS général ou thématique) ;
  • partager l’adresse du blog ou partager un article, par mail et sur les réseaux sociaux ;
  • soumettre une information à publier sur le blog.

  Quelques statistiques du blog après un an d’existence (ouverture en mars 2010) :

  • Plus de 3 600 visiteurs uniques (environ 370 visites/mois)
  • 250 “brèves” publiées
  • 56 personnes inscrites aux alertes par mail des articles du blog
  • 50 liens du blog partagés par les visiteurs

  Un espace du blog est consacré aux nouvelles notices créées dans la base documentaire en ligne, permettant ainsi de valoriser et diffuser les nouveautés de la base documentaire CoSoTer.

Résultats

Les usages des TIC adoptées par Villes au Carré structurent la gestion de l’information de l’association. Ils permettent d’entrer dans une véritable démarche de coopération, étape indispensable si l’on veut dégager du temps pour l’analyse et la qualification de l’information mise à disposition.

L’adoption des usages coopératifs des TIC a permis d'accroître de manière efficace les performances de la structure : ce qui est réalisé ensemble par plusieurs personnes est plus performant que ce que pourraient faire chacune de ces personnes de son côté. En termes de résultats, Villes au Carré a gagné un quart de temps supplémentaire grâce à la mutualisation de la gestion de l’information (ce gain est surtout sensible sur la recherche et le stockage d’informations).

Les TIC, après une année d’utilisation (deux années pour certains d’entre eux), nous amènent à changer nos méthodes de travail et présentent plusieurs avantages :

• Recherche – Le service d’agrégateur de flux et les possibilités qu’il offre en matière de collaboration permettent de :
• • gagner du temps dans le repérage des informations utiles
  • sortir de l’isolement et d’échanger sur des sujets communs
  • conserver une trace de toutes les informations reçues et interroger cette base de plusieurs façons (par sources, par tag, par une recherche “plein texte” très large ou sélective...)
• Stockage – La mutualisation des moyens (humains et financiers) pour la base documentaire en ligne CoSoTer permet de :
• • partager le travail d'indexation, et par là libérer du temps pour exercer des tâches documentaires à plus forte valeur ajoutée
  • échanger et coopérer de manière plus soutenue, et par là favoriser la qualification des professionnels de l'information-documentation
  • améliorer les services rendus aux usagers : en leur offrant des bases documentaires aux contenus élargis / en développant l'accès aux documents numériques / en développant un système de DSI (Diffusion Sélective de l’Information)
  • partager les « coûts » liés à la gestion d'un outil documentaire
• Diffusion – Les outils de diffusions (blog, site internet...) et la démarche de mutualisation de la diffusion qui est en train de se mettre en place permettent de :
  • diffuser rapidement ce qui est pertinent
  • améliorer la qualité des informations publiées
  • faciliter la recherche d’information dans le blog
  • facilité la circulation de l’information (réception et diffusion)

Cependant, des points de vigilance sont à noter également afin que le travail effectué jusque-là n’ait pas été fait en vain et que la mutualisation amorcée sur différents sujets (veille, stockage, diffusion) puisse perdurer :

• écrire une charte de fonctionnement du “Club de veille” car pour le moment, chacun à des pratiques différentes : définir les sources de veille, sélectionner un nombre de sources par personnes, définir les règles de partage (quand partager, ne pas repartager ce qui l’est déjà, laisser les commentaires libres ou non...), etc.
• les acteurs de terrain sont déjà très sollicités pas de nombreuses informations qui leurs parviennent de différents niveaux (collaborateurs, réunions internes, journées de qualification...) : il est important que nos outils de diffusion soient faciles d’utilisation et leur permettent de trouver l’information qu’ils souhaitent quand ils le souhaitent.

Ressources utilisées

• La recherche, le stockage et la diffusion d’information mobilisent 5 membres de l’équipe de Villes au Carré sur les 6 qui la composent. Ils y passent 10% de leur temps de travail, excepté l’ingénieur en documentation qui y consacre près de 70%.
• Site internet : 6 700 € (création du site, somme amortie sur 5 ans) + 350€ / an (hébergement et maintenance)
• Pour les ressources nécessaire à la base documentaires mutualisée CoSoTer (cf. fiche 4)

Bénéficiaires

Les premiers bénéficiaires de cette pratique sont les acteurs de la politique de la ville des régions Centre et Poitou-Charentes mais les services sont accessibles en ligne par internet de partout.

Organisations

Villes au Carré
4, allée du Plessis 37000 Tours
Tél. : 02 47 61 11 85 – Fax : 02 47 20 72 87 – villesaucarre@villesaucarre.org
www.villesaucarre.org - breves-villesaucarre.blogspot.com
Base documentaire mutualisée CoSoTer (COhésion SOciale et TERritoriale) : cosoter-ressources.info

Contacts

M. QUENTIN Jacques, ingénieur en documentation
jacques.quentin@villesaucarre.org
Langues parlées : français, anglais

M. BARBIN Vianney, chargé de communication
vianney.barbin@villesaucarre.org
Langues parlées : français, anglais

Détails

Date de démarrage du projet : 2008
Date de fin du projet : 2010
Pays contributeur : France
Zones couvertes :France : Régions Centre et Poitou-Charentes